Pemberitahuan Privasi

Tujuan dan Ruang Lingkup

Kami menghargai privasi mereka yang memberikan informasi pribadi kepada kami.

Pemberitahuan Privasi ini menjelaskan:

  • Informasi pribadi apa yang kami kumpulkan tentang pengunjung kami dan pihak ketiga
  • Bagaimana kami menggunakan dan memproses informasi tersebut
  • Dasar di mana kita memprosesnya
  • Dengan siapa itu dibagikan
  • Bagaimana itu disimpan

Pemberitahuan ini berlaku untuk semua pengunjung dan pihak ketiga (“Anda”) dari OCS Group International Limited, nomor perusahaan [02946849], sebuah perusahaan terbatas yang terdaftar di Ground Floor, Unit 5, The Enterprise Centre, Kelvin Lane, Manor Royal, Crawley, RH10 9PE (“OCS”, “kami”, “milik kami”); nomor registrasi perlindungan data Z9911825, dan setiap anggota grup kami termasuk anak perusahaan sebagaimana didefinisikan oleh bagian 1159 dari Companies Act 2006

Kepatuhan dan Akuntabilitas

Pemberitahuan Privasi ini dapat diubah dari waktu ke waktu. Setiap perubahan yang kami buat pada Pemberitahuan Privasi ini di masa mendatang akan tersedia jika sesuai. Silakan periksa kembali secara berkala untuk melihat pembaruan atau perubahan apa pun pada konten pemberitahuan.

Pengumpulan Informasi

Kami dapat mengumpulkan dan menggunakan salah satu informasi berikut tentang Anda dan kami menyebutnya sebagai “informasi pribadi” di seluruh pemberitahuan ini:

Detail pribadi Anda:

  • Nama lengkap Anda (termasuk nama depan. nama gadis dan nama keluarga)
  • Bukti identifikasi dan alamat (untuk menyertakan rincian paspor jika berlaku)
  • Jabatan
  • Detail lisensi kendaraan

Detail pekerjaan Anda:

  • Nama majikan
  • Alamat majikan
  • Nomor kontak majikan

Catatan keamanan fisik:

  • Rekaman CCTV: gambar individu yang dapat diidentifikasi dari celemek properti OCS
  • Data biometrik: (sidik jari) untuk digunakan dengan terminal clock-in di beberapa situs
  • Foto: gambar akan digunakan pada kartu akses untuk tujuan identifikasi

Sumber informasi pribadi

Dalam kebanyakan kasus, kami berusaha memperoleh informasi langsung dari individu; namun, kami juga dapat menerima beberapa informasi pribadi ini dari pihak ketiga, seperti agen perekrutan, DVLA perusahaan Anda, dan agen publik.

Kategori khusus data pribadi

Beberapa informasi pribadi yang mungkin Anda berikan kepada kami tentang Anda mungkin berisi data kategori khusus. Kami hanya akan memproses data kategori khusus jika kami memiliki dasar hukum tambahan untuk pemrosesan.

Penggunaan informasi pribadi Anda

Kami dapat mengumpulkan, menggunakan, dan menyimpan informasi pribadi Anda untuk alasan berikut:

  • Untuk mendaftarkan Anda sebagai pengunjung situs
  • Untuk menerbitkan kartu akses identitas pengunjung kepada Anda
  • Memantau komunikasi elektronik dan penggunaan internet untuk tujuan memastikan bahwa kebijakan kami dipatuhi dan untuk tujuan bisnis yang sah
  • Manajemen kesehatan dan keselamatan untuk staf dan fasilitas kami
  • Memastikan perlindungan asuransi yang memadai untuk bisnis kami
  • Kepatuhan terhadap prosedur, hukum, dan peraturan apa pun yang berlaku bagi kami
  • Menetapkan, mengecukai, atau membela hak-hak hukum kami
  • Jika tidak, untuk operasi bisnis kami yang sah untuk memasukkan manajemen dan perencanaan bisnis, audit akuntansi iklan

Dasar hukum untuk penggunaan informasi pribadi

Kami perlu memiliki dasar hukum untuk menggunakan informasi pribadi Anda untuk pemrosesan yang ditetapkan dalam pemberitahuan privasi ini sebagaimana ditetapkan di bawah ini:

  • Pemrosesan diperlukan untuk mematuhi kewajiban hukum yang berlaku bagi kami (misalnya kewajiban kami berdasarkan undang-undang kesehatan dan keselamatan atau berdasarkan kode praktik hukum)

Pengungkapan informasi pribadi kepada Perusahaan Grup

Informasi kontak bisnis Anda akan tersedia bagi karyawan OCS, staf sementara, pekerja, dan kontraktor, serta pelanggan, agensi, dan pemasok selama menyediakan layanan kami. Informasi ini mencakup nama, posisi, nomor telepon tempat kerja, alamat kantor, dan alamat email Anda.

Informasi pribadi Anda dapat dibagikan dengan perusahaan mana pun; ini adalah anggota grup kami, di mana kami memiliki dasar hukum untuk melakukannya, misalnya, tujuan administrasi internal, strategi perusahaan, audit dan pemantauan, serta penelitian & pengembangan.

Kami juga dapat membagikan informasi pribadi Anda dengan perusahaan grup kami di mana mereka menyediakan produk dan layanan kepada kami, seperti sistem teknologi informasi, layanan sumber daya manusia, dan pemantauan karyawan.

Akses ke informasi pribadi Anda terbatas pada karyawan yang perlu mengetahui dan mungkin termasuk SDM, Helpdesk, Asuransi, TI, Keuangan, dan Penggajian.

Pengungkapan informasi pribadi kepada pihak ketiga

Kami dapat membagikan informasi pribadi Anda dengan kategori pihak ketiga berikut:

  • Perusahaan yang menyediakan produk dan layanan kepada kami, seperti:
  • Perusahaan Asuransi
  • Pemasok dan dukungan sistem teknologi informasi, termasuk pengarsipan email, pemasok telekomunikasi, pencadangan dan pemulihan bencana, serta layanan keamanan siber; Penyedia pengujian psikometri dan penyedia outsourcing lainnya, seperti penyedia penyimpanan di luar situs dan penyedia layanan cloud
  • Pihak lain seperti otoritas hukum dan peraturan, akuntan, auditor, pengacara, dan penasihat profesional luar lainnya

Kami juga akan mengungkapkan informasi pribadi Anda kepada pihak ketiga:

  • Jika kami berkepentingan sah untuk melakukannya untuk menjalankan, menumbuhkan, dan mengembangkan bisnis kami, misalnya:
    • Jika kami menjual untuk membeli bisnis atau aset apa pun, kami dapat mengungkapkan informasi pribadi Anda kepada calon penjual atau pembeli bisnis aset tersebut
    • Jika OCS atau secara substansial semua asetnya diperoleh oleh pihak ketiga, dalam hal ini informasi pribadi yang dipegang oleh OCS akan menjadi salah satu aset yang ditransfer
  • Jika kami berkewajiban untuk mengungkapkan atau membagikan informasi pribadi Anda untuk mematuhi kewajiban hukum apa pun, permintaan sah apa pun dari pemerintah atau aparat penegak hukum dan yang mungkin diperlukan untuk memenuhi persyaratan keamanan nasional atau penegakan hukum atau mencegah aktivitas ilegal
  • Untuk menegakkan kewajiban kontraktual, untuk menanggapi klaim apa pun, untuk melindungi hak-hak kami atau hak-hak pihak ketiga, untuk melindungi keselamatan siapa pun atau untuk mencegah aktivitas ilegal apa pun, atau
  • Untuk melindungi hak, properti, atau keselamatan OCS, karyawan, pekerja, dan kontraktor, pelanggan, pemasok, atau orang lain kami

Transfer informasi di luar EEA

perusahaan global dan dapat mentransfer data pribadi yang kami kumpulkan tentang Anda ke negara-negara di luar EEA selama ada dasar hukum untuk melakukannya atau kami memiliki persetujuan Anda. Dalam keadaan tertentu, kami dapat meminta persetujuan eksplisit Anda untuk mengirim data pribadi Anda ke luar EEA. Sebelum mengirim data pribadi Anda ke negara-negara di luar EEA, kami akan memastikan bahwa ketentuan perlindungan data yang memadai tersedia, prosesor telah memberikan perlindungan yang sesuai untuk memastikan hak yang dapat ditegakkan dan upaya hukum atau kondisi tertentu lainnya terpenuhi berdasarkan undang-undang perlindungan data. Saat melakukannya, kami akan memberi tahu Anda secara jelas tentang kerangka kerja perlindungan data yang berlaku di negara-negara terkait untuk memungkinkan Anda membuat keputusan yang tepat.

Pembatasan penggunaan informasi pribadi oleh penerima

Pihak ketiga mana pun yang dengannya kami membagikan informasi pribadi Anda dibatasi (oleh hukum dan kontrak) dalam kemampuan mereka untuk menggunakan informasi pribadi Anda untuk tujuan spesifik yang diidentifikasi oleh kami. Kami akan selalu memastikan bahwa pihak ketiga mana pun yang dengannya kami membagikan informasi pribadi Anda tunduk pada kewajiban privasi dan keamanan sesuai dengan pemberitahuan privasi ini dan hukum yang berlaku.

Keamanan

OCS berkomitmen untuk melindungi informasi pribadi dari kehilangan, penyalahgunaan, pengungkapan, perubahan, ketidaktersediaan, akses dan penghancuran yang tidak sah dan mengambil semua tindakan pencegahan yang wajar untuk menjaga kerahasiaan informasi pribadi, termasuk melalui penggunaan langkah-langkah organisasi dan teknis yang sesuai.

Langkah-langkah organisasi termasuk kontrol akses fisik ke tempat kami, pelatihan staf dan mengunci file fisik di lemari arsip.

Langkah-langkah teknis termasuk penggunaan enkripsi, kata sandi untuk akses ke sistem kami dan penggunaan perangkat lunak anti-virus.

Dalam rangka penyediaan data pribadi Anda kepada kami, informasi pribadi Anda dapat ditransfer melalui internet. Meskipun kami melakukan segala upaya untuk melindungi informasi pribadi yang Anda berikan kepada kami, kami tidak dapat menjamin keamanan informasi pribadi Anda yang dikirimkan kepada kami melalui internet dan oleh karena itu transmisi tersebut merupakan risiko Anda sendiri.

Hak Anda

Anda memiliki hak tertentu sehubungan dengan informasi pribadi Anda berdasarkan undang-undang perlindungan data. Jika Anda ingin informasi lebih lanjut sehubungan dengan ini atau ingin menggunakan salah satu dari mereka, silakan hubungi DataProtection@ocs.com. Anda berhak meminta kami:

  • Memberikan akses ke informasi pribadi apa pun yang kami miliki tentang Anda
  • Perbarui informasi pribadi Anda yang kedaluwarsa atau salah
  • Membatasi cara kami memproses informasi pribadi Anda
  • Memberikan informasi pribadi Anda kepada penyedia layanan pihak ketiga
  • Memberi Anda salinan informasi pribadi apa pun yang kami miliki tentang Anda; atau
  • Pertimbangkan keberatan yang sah yang Anda miliki atas penggunaan informasi pribadi Anda oleh kami

Penyimpanan informasi pribadi

Kami menyimpan informasi pribadi Anda tidak lebih lama dari yang diperlukan untuk tujuan penggunaan atau pemrosesan informasi pribadi. Lamanya waktu kami menyimpan informasi pribadi tergantung pada tujuan kami mengumpulkan dan menggunakannya dan/atau sebagaimana diwajibkan untuk mematuhi hukum yang berlaku. Dalam semua kasus, kami hanya akan menyimpan data sebagaimana diperlukan untuk mendukung tujuan bisnis yang sah.

Situs web pihak ketiga

Anda dapat, dari waktu ke waktu, mengakses tautan ke situs web lain yang dioperasikan oleh pihak ketiga (misalnya penyedia pelatihan, sumber berita industri, portal penjualan, asuransi, pensiun, kesejahteraan, buletin, dll.). Harap dicatat bahwa Kebijakan Privasi ini hanya berlaku untuk informasi pribadi yang kami kumpulkan dari atau tentang Anda dan kami tidak dapat bertanggung jawab atas informasi pribadi yang dikumpulkan dan disimpan oleh pihak ketiga. Situs web pihak ketiga memiliki syarat dan ketentuan serta kebijakan privasi mereka sendiri, dan Anda harus membacanya dengan cermat sebelum mengirimkan informasi pribadi apa pun di situs web ini. Kami tidak mendukung atau menerima tanggung jawab atau kewajiban apa pun atas konten situs web pihak ketiga tersebut atau syarat dan ketentuan atau kebijakan pihak ketiga tersebut.

Pertanyaan lebih lanjut atau mengajukan keluhan

Jika Anda memiliki pertanyaan atau keluhan tentang pengumpulan, penggunaan, atau penyimpanan informasi pribadi Anda, atau jika Anda ingin menggunakan hak Anda sehubungan dengan informasi pribadi Anda, pertama-tama, hubungi Line Manager Anda. Setelah itu, silakan hubungi Tim Perlindungan Data kami – email DataProtection@ocs.com – atau kirim surat ke Ground Floor, Unit 5, The Enterprise Centre, Kelvin Lane, Manor Royal, Crawley, RH10 9PE. Kami akan menyelidiki dan berusaha menyelesaikan keluhan atau perselisihan tersebut terkait penggunaan atau pengungkapan informasi pribadi Anda. Anda juga dapat mengajukan keluhan ke Kantor Komisaris Informasi (ICO) Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF di 0303 123 113