Kode Etik Global

Pengantar dari Rob Legge, Group CEO

Seiring dengan upaya kami untuk mewujudkan Visi dan Misi menjadi bisnis layanan fasilitas terbaik di dunia serta menjadikan orang dan tempat sebaik mungkin, kami ingin mencapainya dengan melakukan bisnis dengan cara yang benar. Kolega, pelanggan, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya juga akan mengharapkan kami untuk melakukan bisnis dengan “cara yang benar”.

Kami telah mengembangkan Kode Etik ini (“Kode”) untuk membantu memandu kami tentang “bagaimana” kami harus menjalankan bisnis dengan cara yang benar setiap hari dan di seluruh penjuru dunia. Kode Etik ini mengacu pada perilaku yang diwajibkan (perilaku etis) dan juga tindakan dan perilaku yang dilarang, dan bagaimana kami harus bersikap terhadap satu sama lain, baik pelanggan, pemasok, maupun semua pemangku kepentingan.

Dengan terus menjunjung tinggi nilai-nilai TRUE kami dan menjalankan bisnis dengan cara yang benar, bisnis kami akan berkembang, karena kami memberikan dampak positif pada kehidupan kolega, pelanggan, dan masyarakat yang kami layani.

Rob Legge, CEO Grup

Kode Etik OCS

Mengapa kita memiliki Kode?

Kode Etik kita menetapkan pedoman dan standar tentang bagaimana kita harus berperilaku saat menjalankan bisnis – setiap hari, di mana pun kita berada, dan apa pun yang kita lakukan.

Bagaimana dengan hukum di berbagai negara yang berbeda?

Kode Etik kami menetapkan prinsip dan panduan kami tentang masalah hukum atau etika umum di seluruh bisnis kami. Kode Etik ini tidak dimaksudkan untuk menutupi setiap hukum dan kebijakan yang mungkin berlaku untuk Anda. Sebagai grup global, Kode Etik kami adalah standar tertinggi dan akan selalu berlaku meskipun melampaui hukum negara setempat.

Apakah Kode Etik kita mencakup semua kebijakan yang perlu saya ketahui?

Kode Etik dan Kebijakan Grup kami memberi tahu Anda apa yang perlu diketahui untuk melakukan pekerjaan Anda secara etis. Kode Etik kami tidak menggantikan kebijakan terperinci, tetapi dengan jelas menyatakan prinsip dan kerangka kerja kebijakan kami. Sebagai kolega OCS, Anda bertanggung jawab untuk mengetahui dan mematuhi kebijakan yang berlaku khusus untuk pekerjaan Anda dan keputusan individu yang Anda buat.

Cara menggunakan Kode Etik kami

Kode Etik kami berlaku setiap hari, di mana pun kami berada, apa pun yang kami lakukan – termasuk untuk Board of Directors (BOD) dan Executive Committee. Kode Etika ini memandu setiap keputusan bisnis yang kami buat.

Masing-masing dari kita diharapkan dapat menganut prinsip-prinsip Kode Etik kami, serta:

• Menunjukkan rasa hormat
• Bertindak dengan integritas
• Bekerja secara etis dan bertanggung jawab
• Memenuhi komitmen kami kepada pelanggan

Pelanggaran Kode kami

Kita semua harus mematuhi Kode Etik, kebijakan, dan hukum ini. Setiap pelanggaran terhadap Kode Etik, kebijakan, undang-undang, dan peraturan kami dapat menimbulkan tindakan disipliner, termasuk pemutusan hubungan kerja dan tindakan hukum.

Visi, misi, dan nilai-nilai kami

Visi dan misi kami adalah menjadi bisnis layanan fasilitas terbaik secara global, menjadikan orang dan tempat menjadi versi terbaik mereka. Nilai-nilai TRUE kami, Trust (Percaya), Respect (Penghormatan), Unity (Persatuan), dan Empowerment (Pemberdayaan) memandu semua hal yang kami lakukan maupun yang tidak. Nilai OCS kami adalah kami dalam versi terbaik dan merupakan fondasi untuk sukses.

Budaya OCS dibangun di atas prinsip-prinsip kokoh yang memandu perilaku kami dan membentuk kesuksesan bagi pelanggan dan kolega kami, sehingga menjadikan kami bisnis global tepercaya yang menghormati masyarakat dan lingkungan tempat kami beroperasi.

Kami menghargai mereka yang menempatkan Nilai-nilai kami sebagai inti dari pekerjaan mereka sehari-hari melalui skema penghargaan internal dan pada saluran komunikasi eksternal kami, mengenali dan menginspirasi kolega, pelanggan, dan semua yang terhubung dengan dunia OCS.

Trust (Percaya).

Kejujuran, konsistensi dan keunggulan.
Dibangun dan dipertahankan melalui transparansi dan komunikasi.
Kepercayaan melibatkan kejujuran dan keandalan, menciptakan lingkungan yang aman untuk komunikasi terbuka dan kerja tim, yang sangat penting untuk kesuksesan jangka panjang.

Respect (Hormat).

Manusia, planet, dan tujuan.
Titik awal dan posisi berkelanjutan untuk setiap interaksi.
Rasa hormat adalah memperlakukan semua orang dengan adil, menghargai kontribusi, dan menumbuhkan suasana di mana setiap orang dapat berkembang secara pribadi dan profesional.

Unity (Persatuan).

Inklusif, beragam, dan bersama.
Tim saling bekerja sama untuk memajukan satu sama lain.
Persatuan berarti kerja tim dengan tujuan bersama, memanfaatkan kekuatan individu untuk pencapaian kolektif, yang penting untuk mencapai tujuan bersama.

Empowerment (Pemberdayaan).

Dinamis, terdorong, dan tangkas.
Menyediakan alat bantu dan keterampilan untuk berbuat lebih banyak dan mencapai tujuan besar bersama.
Pemberdayaan memberi orang alat dan kepercayaan diri untuk sukses, mendorong inisiatif dan investasi yang lebih besar dalam pekerjaan dan masyarakat.

Rasa hormat, martabat, dan perlakuan yang adil

Keberagaman dan inklusi penting bagi kami, jadi kami menuntut lingkungan kerja yang adil dan bebas dari diskriminasi dan pelecehan. Ini adalah komitmen kami untuk memastikan bahwa kami memiliki lingkungan kerja yang bebas dari pelecehan dan perilaku ofensif atau tidak sopan lainnya.

Pelecehan adalah perilaku verbal, visual, atau fisik yang tidak diinginkan yang menciptakan lingkungan kerja yang mengintimidasi, menyinggung, atau bermusuhan. Pelecehan dapat meliputi:

• Bahasa, gerakan, nama panggilan, lelucon, atau olok-olokan yang menyinggung
• Penghinaan rasial, etnis, gender, atau agama
• Komentar yang merendahkan
• Perilaku mengintimidasi atau mengancam
• Permusuhan terhadap orang lain karena karakteristik individu
• Mengecualikan orang lain dari percakapan atau acara sosial
• Menampilkan email, gambar, atau pakaian yang menyinggung
• Pelecehan seksual

Pelecehan seksual dapat mencakup:

• Rayuan dan godaan yang tidak diinginkan
• Kontak fisik atau tatapan yang tidak diinginkan
• Komentar yang tidak pantas tentang penampilan seseorang, termasuk pakaian atau tubuhnya
• Komentar, pertanyaan, gerak tubuh, bahasa, cerita, atau lelucon cabul atau tidak senonoh
• Berbagi gambar atau video yang tidak pantas

Di OCS, kami tidak akan menoleransi perilaku verbal atau fisik yang dianggap mengintimidasi, bermusuhan, atau menyinggung. Kami akan mengambil tindakan disiplin yang tepat jika terjadi perilaku yang tidak dapat ditoleransi.

Kami juga berkomitmen untuk menyediakan perlindungan yang tepat sehingga tidak ada hak asasi manusia dari kolega kerja kami yang dikompromikan. Melalui kebijakan kami, kami bertujuan untuk:

• Melarang pekerja anak, kerja paksa, dan perdagangan manusia
• Memberikan upah, tunjangan, dan kondisi kerja lain yang adil dan merata sesuai dengan hukum setempat
• Menyediakan lingkungan kerja yang manusiawi dan aman, termasuk kondisi fasilitas yang aman, bersih, dan sanitasi
• Meminta pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis kami lainnya untuk mengadopsi standar serupa mengenai hak asasi manusia

Kesehatan dan keselamatan

Semua orang di OCS berhak pulang dengan selamat setiap hari!

Kolega, keluarga, dan pelanggan kami mengandalkan kami untuk memastikan hal ini terjadi. Itulah sebabnya kesehatan dan keselamatan menjadi prioritas utama kami, dan kami berkomitmen untuk terus memantau, mengembangkan, dan memperkuat program dan budaya keselamatan kami.

Di OCS, kami peduli satu sama lain. Kita semua harus ikut berperan mengutamakan keselamatan dan membangun budaya tanpa insiden yang membahayakan.

Etika dan kebijakan kesehatan dan keselamatan kami sama di setiap negara tempat kami bekerja.

Kami berkomitmen terhadap hal-hal berikut:

• Kepemimpinan yang jelas pada kesehatan dan keselamatan dan lingkungan
• Menanamkan perilaku aman dan menciptakan budaya keselamatan yang kuat
• Memberikan pelatihan dan alat yang tepat untuk membantu Anda melakukan pekerjaan dengan aman
• Mengadopsi praktik terbaik dalam prosedur kerja kami
• Memberikan wewenang kepada Anda untuk membuat keputusan yang tepat tentang keselamatan Anda
• Melaporkan insiden kesehatan dan keselamatan dengan segera, termasuk yang nyaris terjadi
• Memantau, meninjau, dan melaporkan kinerja kesehatan dan keselamatan kami secara akurat
• Terus meningkatkan prosedur kesehatan dan keselamatan kami
• Melaksanakan pekerjaan kami dengan cara yang meminimalkan dampak berbahaya terhadap lingkungan dan mendukung bisnis yang berkelanjutan

Golden rules kesehatan dan keselamatan 

Berhenti dan katakan tidak jika:

• Anda yakin bahwa pekerjaan tersebut tidak aman
• Anda yakin bahwa lokasi kerja tidak aman
• Anda yakin bahwa peralatan kerja rusak atau Anda tidak memiliki peralatan yang tepat
• Anda tidak terlatih untuk melakukan pekerjaan tersebut atau tidak merasa kompeten
• Anda tidak memiliki alat pelindung diri yang sesuai
• Anda melihat sesuatu yang dapat menyebabkan cedera atau merusak lingkungan

Lingkungan dan keberlanjutan

Kami berkomitmen untuk menjalankan aktivitas bisnis kami secara bertanggung jawab.

Kami menyadari peran penting kami dalam menyediakan lingkungan yang aman dan berkelanjutan bagi pelanggan, kolega, maupun masyarakat di sekitar tempat kami beroperasi; memastikan kesehatan, keselamatan, dan kesejahteraan mereka, pelestarian lingkungan, dan kepatuhan terhadap semua persyaratan kesehatan, keselamatan, lingkungan, hukum, kualitas, dan peraturan yang berlaku.

Di OCS, kita semua memiliki tanggung jawab dan kesempatan, melalui perilaku kita, untuk melindungi lingkungan dan melestarikan planet ini untuk generasi mendatang.

Kita semua perlu ikut andil dalam upaya keberlanjutan lingkungan OCS dengan melakukan hal yang benar.

Bagaimana kita semua dapat ikut berperan:

• Kurangi konsumsi energi: Hemat energi dengan mematikan lampu, komputer, dan peralatan lainnya saat tidak digunakan.
• Gunakan sumber daya alam dengan penuh bijaksana: Gunakan sumber daya alam secara efisien, termasuk penggunaan air dan kertas.
• Bekerja dengan aman bagi lingkungan: Lakukan pekerjaan dengan cara yang meminimalkan dampak berbahaya terhadap lingkungan.
• Minimalkan limbah: Terapkan pengelolaan limbah pribadi dengan mendaur ulang dan mengurangi timbulan sampah. Gunakan dokumen elektronik alih-alih dokumen cetak jika memungkinkan.
• Tumbuhkan budaya keberlanjutan: Mendorong kolega untuk mengadopsi perilaku berkelanjutan dan berpartisipasi dalam inisiatif yang ramah lingkungan.

Kami berkomitmen untuk terus meningkatkan, memantau, serta memperbarui praktik keberlanjutan kami untuk memastikan penyampaian layanan terbaik dengan cara yang benar demi kepentingan pelanggan, kolega, masyarakat, dan planet ini.

Kepatuhan terhadap hukum

OCS adalah bisnis global dengan satu standar bersama.

Kami berkantor pusat di Inggris, sehingga banyak prinsip dan panduan tentang masalah hukum atau etika umum dalam bisnis kami yang berasal dari undang-undang dan peraturan Inggris.

OCS berkomitmen untuk menegakkan standar etika dan integritas tertinggi saat menjalankan bisnisnya.

Kode Etik kami berlaku untuk semua lini bisnis di mana pun di dunia. Dalam beberapa kasus, Kode Etik kami dapat memberlakukan persyaratan yang lebih tinggi daripada hukum setempat di negara tempat Anda beroperasi. Dalam kasus seperti itu, Anda tetap diharuskan mematuhi persyaratan Kode Etik kami.

Hukum dan peraturan

OCS menghormati dan mematuhi semua hukum, peraturan, dan standar supra-nasional dan internasional yang berlaku.

Keamanan informasi dan perlindungan data pribadi

Kita harus menjaga data pribadi dan melindungi informasi.

Data pribadi

Di OCS, kami menghormati privasi semua kolega dan individu lainnya, serta kerahasiaan data pribadi. Kami secara rutin menyimpan dan menangani informasi tentang individu, seperti karyawan (dulu dan sekarang), pelamar kerja, pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainnya, termasuk nama, nomor telepon, alamat email, kontrak kerja, dan catatan kerja.

Kami adalah bisnis internasional, dan sebagian besar negara memiliki undang-undang yang mencakup pengumpulan, penggunaan, penyimpanan, dan transfer data pribadi. Meskipun regulasinya berbeda-beda, kebijakan perusahaan kami mengharuskan kami:

• Memperoleh persetujuan dari individu yang bersangkutan, sebagaimana diwajibkan oleh aturan hukum setempat
• Hanya mengumpulkan data yang memadai, relevan, dan digunakan semata-mata untuk tujuan pengumpulannya
• Menjaga data pribadi tetap mutakhir
• Menjaga kerahasiaan dan keamanan data pribadi
• Jangan menyimpan data pribadi lebih lama dari yang diperlukan
• Jangan membagikan data pribadi, baik secara internal maupun eksternal, kecuali hal ini relevan dengan tujuan pengumpulannya
• Jangan mentransfer data pribadi apa pun antar wilayah tanpa saran dari UK Data Protection Officer
• Segera laporkan pelanggaran data

Kita harus selalu menjaga keamanan informasi pribadi. Kegagalan untuk mematuhi undang-undang perlindungan data dapat menyebabkan sanksi pidana dan finansial bagi OCS sebagai entitas bisnis dan bagi kita sebagai kolega.

Keamanan informasi

Sebagai kolega, kita harus melindungi aset perusahaan, termasuk data dan informasi perusahaan seperti daftar pelanggan, manual pengoperasian, serta materi bisnis dan pemasaran lainnya, seperti ide, desain, database, dan catatan. Anda tidak boleh menggunakan informasi rahasia perusahaan untuk keuntungan pribadi, atau untuk memberikan keuntungan yang tidak adil kepada pihak ketiga. Semua informasi perusahaan bersifat rahasia dan harus dijaga keamanannya.

Waspadalah terhadap penyalahgunaan atau pencurian sumber daya perusahaan – dan jika Anda memiliki masalah tertentu, laporkan segera.

Suap dan korupsi

Di OCS, kami tidak akan menoleransi tindak suap dan korupsi.

Suap adalah bentuk korupsi yang berbahaya dan ilegal. Hal ini dapat merusak reputasi perusahaan serta menimbulkan dampak hukum dan finansial yang serius.

Suap berarti memberi, menawarkan, menerima, atau meminta pembayaran atau keuntungan yang korup atau tidak pantas dengan imbalan sesuatu sebagai balasannya.

Situasi yang memungkinkan adanya tekanan untuk membayar suap meliputi:

• Untuk memenangkan atau mempertahankan kontrak
• Untuk mendapatkan lisensi atau izin
• Upaya untuk memengaruhi seseorang atau mendapatkan keuntungan yang tidak semestinya (misalnya, menyumbang ke badan amal yang disponsori oleh pelanggan atau calon pelanggan)
• Untuk mengamankan pembayaran hutang
• Untuk menghindari denda atau hukuman

Situasi yang memungkinkan Anda ditawari suap, yang harus ditolak dan dilaporkan dapat meliputi:

• Pemasok atau pihak ketiga menawarkan pembayaran, pinjaman, atau keuntungan finansial lainnya dengan harapan hal itu akan memberi mereka keuntungan bisnis.
• Pemasok atau pihak ketiga menawarkan Anda atau keluarga Anda hadiah atau hospitality dengan harapan OCS akan memberikan mereka keuntungan bisnis.

Suap dapat mencakup uang, hadiah, hospitality, hiburan, layanan, jabatan, sumbangan amal, perlakuan istimewa, atau keuntungan lainnya. Suap juga mencakup pembayaran ‘fasilitasi’ kecil yang tidak resmi untuk memastikan atau mempercepat tindakan yang diperlukan – jadi itu juga dilarang.

Namun, makanan, hospitality, dan hadiah kecil diizinkan bila dilakukan dengan cara yang benar. Jadi hospitality atau hiburan yang wajar dan pantas diperbolehkan untuk membangun atau menjaga hubungan bisnis yang baik. Namun itu bisa menjadi bentuk suap jika nilainya berlebihan, sifatnya tidak pantas, dilakukan secara teratur, atau dimaksudkan untuk mempengaruhi keputusan bisnis.

Bagaimana dengan pihak ketiga yang bertindak untuk OCS, seperti pemasok, mitra, agen, atau konsultan? Jika mereka membayar atau menawarkan suap, kami dapat dimintai pertanggungjawaban. Kita harus memastikan siapa pun pihak ketiga yang bekerja sama dengan kita tidak melakukan suap.

Di OCS, kami akan memberlakukan tindakan disiplin yang konsisten dan cepat terhadap setiap kolega yang melakukan penyuapan. Bisa berupa pemecatan dan pelaporan kepada pihak berwenang terkait, yang dapat membuat Anda dikenakan proses pidana.

Pencegahan penipuan

Kita harus mencatat dan melaporkan semua informasi secara akurat dan jujur.

Catatan keuangan kami dan informasi yang kita berikan kepada pelanggan kami dan pemangku kepentingan lainnya harus akurat dan lengkap. Catatan kita adalah informasi bisnis yang berharga dan bukti tindakan, keputusan, serta kewajiban kita. Tim manajemen, direktur, dan otoritas pajak kita mengandalkan informasi keuangan kita untuk membuat keputusan yang tepat tentang bisnis kita.

Itu sebabnya kita semua harus memastikan bahwa:

• Setiap informasi perusahaan dicatat secara akurat, jujur dan lengkap
• Semua pengeluaran bisnis dicatat secara akurat dan didukung oleh dokumentasi

Bagaimana dengan ‘pencucian uang’?

Pencucian uang adalah bentuk penipuan yang dilakukan seseorang dengan mencoba menyembunyikan dana ilegal atau mencoba membuat sumber dana ilegal mereka tampak sah.

Undang-undang melarang pencucian uang atau pendanaan untuk tujuan ilegal atau tidak sah.

Indikator potensial pencucian uang meliputi:

• Permintaan dari calon pelanggan atau pemasok untuk melakukan pembayaran tunai atau syarat pembayaran tidak umum lainnya
• Membayar sejumlah besar uang tunai
• Menggunakan beberapa akun atau metode pembayaran
• Menggunakan akun dari lokasi yang tidak terduga

Waspada penipuan atau kesalahan pelaporan dan segera laporkan masalah apa pun.

Whistleblowing (pelaporan pelanggaran)

Di OCS, Anda harus merasa aman dan didukung untuk angkat suara.

Di OCS kami menanggapi malpraktik dan pelanggaran dengan serius, baik itu yang dilakukan oleh kolega, pemasok, pelanggan, maupun pihak ketiga lainnya. Itulah sebabnya kami ingin semua kolega kami merasa yakin untuk melaporkan setiap masalah serius, sehingga kami dapat menanganinya secara adil dan memadai.

Anda harus berbicara jika Anda yakin bahwa satu atau lebih hal berikut telah terjadi – atau mungkin terjadi.

• Setiap kegiatan kriminal
• Suap
• Korupsi
• Penipuan keuangan atau salah urus
• Gagal mematuhi kewajiban hukum atau profesional atau persyaratan peraturan
• Bahaya bagi kesehatan dan keselamatan
• Kerusakan lingkungan
• Perilaku yang mungkin merusak reputasi perusahaan
• Tindakan yang dimaksudkan untuk menyembunyikan hal-hal di atas

Kami menangani semua hal yang dilaporkan dengan sangat rahasia dan melakukan segala upaya untuk tidak mengungkapkan identitas kolega yang mengungkapkan masalah, kecuali Anda memberikan persetujuan tertulis Anda.

Pelaporan

Kami telah menyiapkan layanan pelaporan pelanggaran resmi (Safecall) untuk memungkinkan Anda melaporkan masalah serius apa pun. Safecall memungkinkan Anda untuk membuat laporan pengaduan melalui telepon (bebas pulsa negara setempat) atau dengan mengunjungi situs web Safecall khusus OCS (www.safecall.co.uk/clients/ocs). Lihat lampiran 1 untuk detail kontak Safecall.

Keluhan pribadi

Prosedur pelaporan pelanggaran di atas tidak boleh digunakan untuk keluhan yang berkaitan dengan keadaan atau keluhan pribadi Anda sendiri, seperti cara Anda diperlakukan di tempat kerja, perundungan, pelecehan, pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan, jam kerja, gaji, masalah dengan manajer Anda, dll.

Untuk keluhan/masalah pribadi, Anda harus menggunakan prosedur keluhan SDM negara setempat atau bisa hubungi OCHA.

Berbicara atas nama perusahaan kami

Anda harus memiliki otorisasi untuk berbicara atau menulis atas nama OCS.

Hanya kolega dengan otorisasi dan pelatihan/pengarahan khusus yang dapat berkomunikasi tentang OCS dengan media atau menanggapi pertanyaan yang kita terima.

Demikian pula saat menggunakan saluran media sosial pribadi, Anda harus menjelaskan bahwa Anda tidak berbicara atas nama OCS. Silakan lihat Pedoman Media Sosial kami untuk panduan lebih terperinci.

Selain itu, Anda harus:

• Memastikan komunitas pribadi, kegiatan amal atau politik tidak ditafsirkan sebagai kegiatan yang mengatasnamakan atau terkait dengan OCS (kecuali jika diizinkan)
• Mendapatkan otorisasi dari direktur pelaksana negara/sektor Anda sebelum berbicara di sebuah acara, memberikan wawancara, atau menulis materi untuk dipublikasikan dalam kapasitas Anda sebagai karyawan OCS

Melindungi diri sendiri

Kita tidak boleh membiarkan adanya konflik antara kepentingan pribadi kita dan kepentingan OCS.

Sebagai kolega, kita harus selalu bertindak demi kepentingan terbaik OCS. Kita harus loyal dalam semua hal yang mempengaruhi perusahaan, termasuk yang berkaitan dengan pelanggan dan pihak lain yang memiliki hubungan komersial dengan perusahaan kita.

Apa yang dimaksud dengan konflik kepentingan? Konflik kepentingan terjadi ketika kepentingan pribadi Anda atau hubungan eksternal mengganggu atau bersaing dengan kepentingan bisnis kita – atau memengaruhi kemampuan kita untuk membuat keputusan yang tepat.

Konflik kepentingan dapat mencakup:

• Bekerja untuk, atau memiliki kepentingan dengan pesaing, pelanggan, atau pemasok
• Merekrut atau menjadi pengawas dari anggota keluarga atau teman tanpa sepengetahuan dan persetujuan manajer Anda
• Memiliki pekerjaan sampingan yang berdampak negatif pada kinerja pekerjaan Anda atau mengganggu tanggung jawab Anda di OCS
• Menggunakan properti, informasi, atau sumber daya perusahaan untuk keuntungan Anda atau kepentingan pihak lain
• Memilih pemasok karena hospitality yang mereka berikan di acara olahraga

Segera sampaikan konflik kepentingan yang telah atau mungkin terjadi kepada manajer Anda atau hubungi Safecall melalui www.safecall.co.uk/clients/ocs , atau hubungi nomor telepon di bawah ini.